职场秘籍:可以将工作速度和效率提升到极致

来源:jianshu.com 作者: 2017-03-24 17:12:30

在职场中,你有没有过这样的困惑:面对同一个问题,你一筹莫展之际,别人早早想出了解决办法。你一个项目做了几个月,困难重重无法推进,别人却事半功倍很快完成。工作几年后,你原地踏步,停滞不前,而那些工作速度快,工作效率高的同事早已升职加薪,人生开挂,甩你几条街。

该做什么工作,按照什么顺序推进工作,如何提高每一项工作的速度?每一个职场中人,都知道工作的速度和效率很重要,都想最大限度地提升自己的工作速度和工作效率,却苦于找不到办法,工作进展缓慢而痛苦不堪。

别急,赤田雄二的《零秒工作》来帮忙了。

赤羽雄二曾在全球最著名的管理咨询公司——麦肯锡公司担任顾问工作14年,曾在公司一个人同时负责7-10个项目。独立创业后,他又同时参与数家公司的改革。为什么同时面对这么多的工作,赤羽雄二能够应对自如。

因为赤羽雄二掌握了提升工作速度和工作效率的秘籍:速度决定一切!

在《零秒工作》这本书中,赤羽雄二将他多年的工作经验公之于众,为我们带来了可以将工作速度和工作效率提升到极致的职场秘籍。

一、 速度致胜,运用PDCA管理循环工具形成良性循环。

工作效率低下,主要的原因在于工作速度太慢,提高工作效率的关键在于“速度”。作者为我们介绍了一种工具——PDCA。

PDCA是指Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)、Act(改进),是一种管理循环工具。每当运用这种循环工具时,工作质量都能得以提升。

以制作文件为例:

Plan(计划) :讨论文件的整体构成、页面分配以及每一页的内容、是否有遗漏等。

Do(执行) :完成所有页面的制作。

Check(检查) :确认最初的目标是否全部达成。

Act(改进) :重新编写不足的部分和不适当的部分。

Plan(计划) :重新讨论文件的整体构成、页面分配以及每一页的内容、是否有遗漏等。

Do(执行) :全面修改。

Check(检查) :确认最初的目标是否全部达成。站在文件阅读者的立场来确认。

Act(改进) :重新编写不足的部分和不适当的部分。

每当运用这种循环工具时,工作质量都能得到提升。一次、两次甚至多次运用该循环工具后,工作的成果便能日臻完善。

二、 提升思考速度的方法:

每一个普通人的大脑其实都是足够聪明的,只是不会快速思考。作者为我们提供了几点提高思考速度的方法。

通过A4纸做笔记法实现零秒思考:

A4纸做笔记法是这样的,将A4纸横放在面前;左上角写上笔记的主题,右上角写上日期;正文写4到6行,每行20至30字;正文书写时不必在意顺序,要一股脑写下去;标题、日期、正文,要在1分钟内写完。之所以要设定1分钟的时间限制,就是为了让人更加专注。

每天用A4纸做笔记,可以明确每天要做的事,能让大脑变得更清晰,在说明相关事情时也会更顺畅,促进有效沟通。能够消除内心的不安和混乱,帮助你更加理性地去思考。

提高把握问题和解决问题的能力:

只要把握住问题的要点,看透问题的本质,就能采取根本性的措施迅速解决问题,避免拖延。

提高把握问题和解决问题的能力的重点在于,在平常的生活中就要多思考哪些事件可能导致问题发生。平时不思考的话,遇到问题时,思考就会变得迟钝。

多做假设性思考:

假设性思考,是指针对某个问题,有个大致的理解,“这件事大概是这么回事吧”,或者是指希望建立起自身对于这件事的理解。

工作能力强的人在平时就特别注意观察和思考,在面对许多问题时,会从一开始做出一个假设,在解决的过程中再不断验证自己的想法。

学会零基础思考:

和假设性思考同样重要的是“零基础思考”。这种思考方式是指,对于“本来应该如何解决”或者“本来必须如何解决”之类的问题,不要拘泥于先例和现状,而应该从根本上重新思考。“零基础思考”是高效解决问题的方法。

三、 最大限度地提升工作速度和工作效率的技巧:

如何提升工作速度,如何最大限度地提升工作效率,作者为我们提供了几点技巧。

形成整体印象:

要想提高工作速度,首先要对该项工作必须有整体印象。有了整体印象后,就要去判断哪些是最重要的部分,哪些部分不是那么重要。把主要精力放在重要部分上,避免在非重要部分上的时间浪费。

不要过于细致:

细致很重要,这里强调的是“不要过于细致”,不要核心部分和非核心部分都那同样细致,那样会影响整体速度,要做“有意的细致”,不要坐“无用功的细致”。

掌握工作的要领:

掌握工作要领是提升工作速度的一种有效手段。把握完成工作所必需的要点,减少时间浪费的同时推进工作,改进工作方法。

形成良性循环:

良性循环是指在推进工作的时候,工作本身朝着良好的方向自然发展的状况。要想做到这一点,要做到团队成员之间相互信任,如果人际关系不稳定,很难保证作中的各个部分都能进入良性循环。

学会最有效率的收集信息的方法:

每天早晚各花30分钟收集信息。将收集到的信息打印出来,添加笔记并进行分类整理。

充分利用好通勤时间,学习英语或者读书。

尽量使用同一台电脑办公,在家的时候使用大屏幕电脑,减少使用智能手机和平板电脑。

设置搜索结果显示数量,灵活运用标签功能。

通过主动登台,拓展人脉,获取更多有效信息。

除了这些之外,《零秒工作》一书中,作者赤田雄二还向读者分享了如何短时间内完成制作文件和资料的方法、高效举行会议的技巧、写邮件的技巧、如何清除沟通上的障碍等内容。

作者将他作为麦肯锡精英的工作方法和工作经验传授给我们,如果我们能认真践行,将这些方法转化为自己的能力,提高工作速度和工作效率就指日可待了。

(责编:王桂娟)